如果想要把重要的通知「說得清楚，寄得安心」，讓對方收到同時又能留下證據？那你可以選擇「寄存證信函」給對方。
什麼是存證信函？
寄送存證信函常用在當事人間對於某種爭議法律關係的正式表態，本人（寄件人）透過郵局留存信函作為證據，來證明某些事實的通知已經送達對方（收件人），若未來進入訴訟時，也將是一份證據的參考，因此書寫存證信函時，需要明確敘述事由、時限、條件或後果等，以保障自身權益。
所以寫好的存證信函到底怎麼寄呢？需要準備什麼資料？以下簡單介紹寄存證信函的準備工作、應備文件與寄件流程：
存證信函的準備工作
寫好的存證信函：可單面列印或抄寫。應先準備2份（一份自己留存，一份郵局留存），最後再加上收件人數（收件人、副本收件人），才是應準備的總份數。例：若收件人、副本收件人共n位，則準備共2+n份。
裝訂：存證信函為A4直式文件，若含兩頁以上，請於左側使用釘書機裝訂（呈現左右翻頁）。
蓋章：在每份存證信函的每頁右上角（寄件人姓名處）蓋寄件人的印章。
信封袋：一般信封袋即可，並無特別規定，總份數依實際收件人數（收件人、副本收件人）增加。另外，寫好的存證信函暫不裝入信封袋中，因為需要給郵局人員檢查格式並蓋章。
寄存證信函的應備文件
以上準備工作完成後，就可以帶著以下應備資料至任一郵局寄信：
存證信函（共2+n份）。
信封袋（共n份）。
現金（存證信函存證費、郵資）。
存證信函的寄件流程
到郵局後，在郵局拿一個「掛號郵件收件回執（雙掛號）」，填寫收件人與寄件人的姓名、地址後，貼在信封背面，完成後到郵務櫃檯排隊，向櫃檯人員表示要寄存證信函，櫃檯人員就知道怎麼處理了。櫃檯人員處理完畢後，會留一份存證信函給寄件人自行保留。
最後存證信函有成功送達的話，寄件人會收到回執，回執須保管好，因為這是一個憑證，可以證明寄件人的發信日期與收件人的收信日期。
特別注意事項
關於「副本收件人」：與案件有利害關係的關係人，依案件情況而判斷是否需要寄副本收件人。
關於存證信函的「存證費」：首頁50元，之後每頁或附件每張30元。
關於存證信函的「保存期限」：依郵件處理規則第三十四條第二項規定，自交寄日起，由郵局保存三年，期滿後銷燬之。
關於存證信函的「寄出方式」：須以雙掛號方式寄出，才會附有回執。
若存證信函「遺失」：在郵局保存期限內，寄件人可帶著原執據至原寄件郵局，申請查閱或另具副本申請證明；如原執據遺失或喪失，需提供本人身分證明文件。
如收件人能提供相關掛號號碼及身分證明文件證明其確為收件人時，亦得申請掣給副本證明。
透過以上步驟，您可以有效完成寄送存證信函並確保具有法律效力，省時又放心！如有特定需求，還是建議向專業律師進一步諮詢。